|
In veel organisaties gebeurt interne controle nog op een manier die ooit logisch was, maar nu vooral veel tijd kost. Een paar Excelbestanden, wat mailtjes heen en weer, af en toe een steekproef en dan hopen dat iedereen dezelfde werkwijze gebruikt. Zolang het rustig is, gaat dat best. Maar zodra er personeelswisselingen zijn, de druk toeneemt of er vragen komen vanuit management, accountants of toezichthouders, merk je hoe kwetsbaar zo’n aanpak is. Informatie is versnipperd, opvolging is onduidelijk en het kost onnodig veel moeite om aan te tonen wat er precies is gecontroleerd. Wat dan helpt, is een werkwijze die overzicht geeft én het dagelijks werk ondersteunt. Niet door iedereen met extra formulieren op te zadelen, maar door helder te maken wat je controleert, waarom je dat doet en hoe je de uitkomsten vastlegt. Daarmee voorkom je dat interne controle een los “project” blijft en wordt het een vast onderdeel van je normale proces. Waarom verbijzonderde interne controle zo belangrijk is Bij financiële en operationele processen wil je kunnen vertrouwen op de uitkomsten. Kloppen de betalingen? Zijn autorisaties goed ingericht? Worden uitzonderingen op tijd gesignaleerd? En worden fouten structureel opgelost in plaats van telkens opnieuw gecorrigeerd? Precies daarvoor is verbijzonderde interne controle bedoeld: het zijn gerichte controles die verder gaan dan het reguliere proces, om zeker te weten dat belangrijke onderdelen van je organisatie goed functioneren. Het is meteen ook een onderwerp waarbij consistentie alles is. Als de ene afdeling controleert op basis van een eigen checklist en de andere afdeling “even snel” iets naloopt, krijg je geen vergelijkbaar beeld. Je wilt dezelfde definities, dezelfde bewijslast en een duidelijke opvolging van bevindingen. Dan pas kun je echt sturen op kwaliteit en risico’s. Met verbijzonderde interne controle breng je die structuur aan. Je legt vast welke controles er zijn, wie verantwoordelijk is, hoe vaak ze uitgevoerd moeten worden en wat de uitkomst is. Dat zorgt voor duidelijkheid in het team en voor voorspelbaarheid in de planning. Bovendien wordt het eenvoudiger om trends te herkennen: zie je bepaalde afwijkingen steeds terugkomen, dan weet je dat je proces een structurele verbetering nodig heeft. VIC: van losse checks naar een beheersbaar proces Vaak wordt er in de praktijk gesproken over VIC: een aanpak waarbij je interne beheersing concreet maakt en controlewerkzaamheden organiseert op een manier die past bij de organisatie. Het doel is niet om zoveel mogelijk te controleren, maar om de juiste dingen te controleren. Dus: focus op de plekken waar het écht mis kan gaan of waar fouten grote impact hebben. Daarom is het handig om VIC niet te zien als een stapel taken, maar als een proces met een duidelijke flow:
Wanneer je dat goed organiseert, merk je dat VIC niet alleen helpt om fouten te vinden, maar juist om fouten te voorkomen. Het maakt processen strakker, verantwoordelijkheden duidelijker en bespreekbaar waar verbeteringen nodig zijn. Dat is prettig voor de teams die het werk doen, maar ook voor managers die willen sturen op betrouwbaarheid. Een praktische manier om dit overzicht te creëren, is werken met VIC tooling die je helpt om controles en opvolging centraal te beheren. Daarmee voorkom je dat controle-informatie verdwijnt in mailboxen of persoonlijke bestanden. Je werkt vanuit één bron, met een helder overzicht van wat er gepland staat, wat uitgevoerd is en welke actiepunten nog openstaan. Minder stress bij vragen, meer zekerheid in de uitvoering Een groot voordeel van een gestructureerde VIC-aanpak is dat je sneller kunt reageren op vragen. Denk aan een auditor die wil zien hoe je bepaalde processen controleert, of een manager die inzicht wil in de belangrijkste bevindingen en trends. Als je alles netjes vastlegt en koppelt aan bewijs, hoef je niet meer te zoeken of te reconstrueren. Je kunt gewoon laten zien wat er is gebeurd, door wie en met welk resultaat. Daarnaast geeft het rust in de dagelijkse operatie. Medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt en wanneer. Bevindingen blijven niet zweven, omdat opvolging onderdeel is van het proces. En als er veranderingen zijn — een nieuw systeem, een aangepaste werkwijze, een reorganisatie — kun je makkelijker beoordelen welke controles moeten meebewegen. Een stevigere organisatie door slimme interne controle Uiteindelijk gaat verbijzonderde interne controle niet om wantrouwen, maar om betrouwbaarheid. Je wilt dat processen kloppen, dat risico’s beheersbaar blijven en dat je organisatie voorspelbaar kan leveren. Door VIC overzichtelijk in te richten, maak je interne controle minder ad-hoc en veel meer een hulpmiddel om continu te verbeteren. Dat levert niet alleen betere rapportages of een prettiger audittraject op, maar vooral een organisatie die steviger staat — ook als het druk is. |
